Versie van 26 oktober 2026
1. Wie verantwoordelijk is
Voor je account- en abonnementsgegevens is de onderneming die SimplyFact aanbiedt (gegevens op de contactpagina) verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de gegevens in je administratie (klanten, leveranciers, facturen) ben jij als klant verantwoordelijke en treedt SimplyFact op als verwerker. Die verwerking gebeurt alleen volgens jouw instructies en deze bepalingen.
2. Welke gegevens
Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), gegevens voor tweestapsverificatie en vertrouwde apparaten.
Onderneming en abonnement: bedrijfsnaam, rechtsvorm, btw-nummer, adres, gekozen formule, betaalstatus en abonnementsfacturen. Betaalgegevens zoals kaartnummers verwerkt onze betaaldienst; wij ontvangen die niet.
Administratie: de gegevens die jij invoert of laat binnenkomen, zoals klanten, producten, facturen en aankoopfacturen.
Technische gegevens: beveiligings- en activiteitenlogboeken (zonder factuurinhoud of wachtwoorden) om misbruik te voorkomen en problemen op te lossen.
3. Waarom en op welke grond
Om de overeenkomst uit te voeren: je account, je administratie, facturatie en Peppol-verkeer.
Om wettelijke verplichtingen na te komen, zoals het bewaren van facturen.
Op grond van ons gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van de dienst. We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame van derden.
4. Met wie we gegevens delen
Hosting: onze servers draaien bij DigitalOcean in een datacenter in de Europese Unie.
Betalingen: Mollie B.V. (Nederland) verwerkt de betalingen van je abonnement.
Peppol: Recommand (België) registreert je onderneming en verstuurt en ontvangt Peppol-documenten wanneer je Peppol via SimplyFact gebruikt.
E-mail: onze maildienst verstuurt accountberichten zoals verificatiecodes.
Btw- en Peppol-controles: we raadplegen de Europese VIES-dienst en de publieke Peppol-gids met je btw- of ondernemingsnummer.
Met elke verwerker zijn passende afspraken gemaakt. Gegevens blijven in de Europese Economische Ruimte, tenzij een verwerker passende waarborgen biedt.
5. Hoe lang
Accountgegevens zolang je account bestaat. Facturen en abonnementsfacturen zo lang de boekhoudwetgeving vereist (in België in principe tien jaar). Na het einde van je abonnement verwijderen we je administratie na 90 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Logboeken bewaren we beperkt in de tijd.
6. Beveiliging
We gebruiken versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie, versleutelde opslag van gevoelige sleutels, gescheiden administraties per onderneming en dagelijkse back-ups.
7. Cookies
We gebruiken alleen noodzakelijke cookies om je aangemeld en beveiligd te houden (sessie, tweestapsverificatie en vertrouwd apparaat). We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.
8. Jouw rechten
Je kunt inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen via het e-mailadres op de contactpagina. We antwoorden binnen een maand.
Je kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
9. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De datum van de laatste versie staat bovenaan; belangrijke wijzigingen melden we vooraf.